Die besten Projektmanagement-Tools 2025
Tools für eine effizientere Teams

Wofür benötige ich ein Projektmanagement-Tool?

Ein Projektmanagement-Tool hilft Ihnen dabei, Ordnung und Struktur in Ihre Workflows zu bringen. Übersichtliche Benutzeroberflächen zeigen klar an, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann diese fällig ist. Relevante Unterlagen können der jeweiligen Aufgabe zugewiesen werden – einige Tools bieten sogar eine Verknüpfung mit E-Mail- und Kalenderprogrammen. Wenn Teammitglieder gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, können sie Kommentarfunktionen nutzen. So gehen wichtige Informationen nicht in einer unendlich langen E-Mail oder im Verlauf eines Messenger-Tools unter.

Auch der aktuelle Status einer Aufgabe kann in einer Projektmanagement-Software leicht überprüft oder sogar visuell in einer Zeitleiste dargestellt werden. Projektmanager haben so jederzeit im Blick, ob alle Aufgaben rechtzeitig vom Team erledigt werden. Zusätzlich zur Aufgabenverteilung können Projektmanagement-Tools auch zusätzliche Funktionen bieten – zum Beispiel Geschäftsberichte erstellen oder Feedback an Mitarbeiter schicken.

Kurzgesagt können Sie mit einem Projektmanagement-Tool die Zusammenarbeit im Team verbessern und Workflows optimieren – und den Verwaltungsaufwand für gemeinsames Arbeiten an einem Projekt drastisch reduzieren.

Was Nutzer von Projektmanagement-Tools sagen:Monday:

„An monday.com gefällt uns vor allem die einfache Bedienung. Ich bin für das Onboarding zuständig und brauche nur etwa 10 Minuten pro Person. Die Benutzerakzeptanz ist so unglaublich hoch, dass die meisten Onboardings tatsächlich im Selbstlauf stattfinden.” – Jörg Klückmann, VP Marketing bei der Software AG

„monday.com war der Grundpfeiler für unseren Erfolg ... Die Plattform war maßgeblich an unserer 60-prozentigen Umsatzsteigerung während des COVID-19-Ausbruchs beteiligt.” – Shawn Murray, Chief Financial Officer der McChrystal Group

Entscheidungsfaktor Bedienbarkeit

Bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist leichte Bedienbarkeit das A und O, damit das Tool von den Angestellten leicht angenommen werden kann und die Produktivität und Workflows verbessert werden können. Die Tools, die wir empfehlen, sind allesamt sehr benutzerfreundlich. So verlieren Sie keine wertvolle Zeit mit mühsamem Onboarding. Die verschiedenen Benutzeroberflächen für die Zuteilung und Bearbeitung von Aufgaben, für die Projektplanung und das Tracking sowie zur Kommunikation mit Teamkollegen sind intuitiv.

Einige Tools können neben den Standardfunktionen zusätzlich umfangreiche Funktionen enthalten, die etwas komplexer sind und somit auch etwas mehr Zeit zum Einarbeiten benötigen. Allerdings sind auch hier keine technischen Vorkenntnisse nötig. Die effiziente Nutzung von Projektmanagement-Tools kann von wirklich jedem erlernt werden.

Kosten: Gibt es kostenlose Projektmanagement-Tools?

Bei den meisten Anbietern können Sie das Projektmanagement-Tool kostenlos für einen begrenzten Zeitraum testen – in der Regel 14 bis 30 Tage Manche Tools wie zum Beispiel Miro bieten auch eine kostenlose Version mit begrenzten Nutzungsmöglichkeiten. Der Betrag, den Sie bei einem Upgrade zur Pro-Version für die Software zahlen, hängt hauptsächlich davon ab, wie viele Funktionen Sie benötigen und wie groß Ihr Team ist. Die meisten Basis-Abos, z. B. bei Monday, kosten etwa 8 € pro Monat und pro Nutzer. Wenn Sie sich allerdings für das Pro-Abo entscheiden, steigt der Preis auf 16 € pro Monat und Nutzer. Wenn Sie viele Angestellte haben, kann sich das natürlich schnell summieren. Daher sollten Sie darauf achten, zunächst die Projektmanagement-Software kostenlos zu testen und anschließend das Abo wählen, das Sie wirklich benötigen. So können Sie Geld für Funktionen sparen, die Sie nicht nutzen.

Datensicherheit bei Projektmanagement-Tools

Da die Software online läuft, ist Datenschutz ein wichtiges Thema. Achten Sie darauf, dass Sie selbst bestimmen können, welche Nutzer Zugang zu welchen Teilen der Plattform haben und wie oft Sie Passwörter und Sicherheitsprotokolle aktualisieren. Während der Entscheidungsphase sollten Sie sich auch anschauen, welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Nutzer implementiert werden. Dazu gehören zum Beispiel auch Firewalls und Verschlüsselungen.

Kanban-Boards für übersichtliche Workflows

Ein Kanban-Board bietet eine Visualisierung der Arbeitsprozesse. Anhand von mehreren Spalten können Sie ganz einfach verfolgen, welche Aufgabe gerade welchen Status hat und haben außerdem einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Häufig werden Kanban-Boards in die Spalten “To-do”, “In Arbeit” und “Erledigt” unterteilt. Es können auch weitere Spalten für Ideensammlung, Planung von nicht dringenden Ausgaben oder Probleme, die behoben werden müssen, angelegt werden. Jeder Task durchläuft die drei essenziellen Spalten. Dabei bekommt jede Aufgabe eine Karte, die von Spalte zu Spalte geschoben wird. Einige Tools wie Monday bieten neben zahlreichen weiteren Ansichten (zum Beispiel einer Timeline pro Projekt) auch eine Kanban-Ansicht.

Zeitliche Abläufe mit Gantt-Diagramm visualisieren

Mithilfe eines Gantt-Diagramms können Sie komplexe Projekte ganz übersichtlich darstellen. Das Projekt wird in verschiedene Phasen und Unteraufgaben eingeteilt and in Form von Balken auf einer Timeline angezeigt. Ein Gantt-Diagramm zeigt also alle Aufgaben eines Projekts in einer visuell ansprechenden Form im Überblick an. Einzelne Mitarbeiter können jeweils für eine Phase oder Aufgabe verantworlich sein und verstehen dank der Übersicht ihre Aufgabe im gesamten Projekt. Monday ist das bekannteste und beliebteste Tool zum Erstellen von Gantt-Diagrammen.

Meilensteine erreichen

Wenn ein großes Projekt mit vielen komplexen Unteraufgaben ansteht, kann das Mitarbeiter schnell überfordern. Deutlich angenehmer ist es, wenn Projekte in Meilensteine unterteilt werden können. So kann das Team zwischendurch bereits Erfolge feiern und weiß, dass es auf dem richtigen Weg ist. Der Projektmanager hat so auch den Fortschritt besser im Blick und kann diesen auch an den Kunden kommunizieren. Sowohl in Monday als auch in Wrike können Sie ganz einfach Meilensteine erstellen, um Zwischenziele zu definieren.

Roadmap erstellen

Manche Prozesse lassen sich visuell einfach besser darstellen – zum Beispiel die Customer Journey oder der Produktaufbau. Das gilt auch für umfangreiche Projekte. Wenn Sie eine Roadmap zur Visualisierung erstellen wollen, ist Miro die beste Wahl. In der kostenlosen Version stehen Ihnen drei Boards zur Verfügung, auf denen Sie alle Prozesse Ihrer Wahl grafisch darstellen können.

Verbessern Sie Ihren Workflow und steigern Sie Ihre Produktivität

Die passende Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit Ihres Teams übersichtlicher zu organisieren — und zwar in einem gemeinsamen Arbeitsbereich und nicht in ewig langen, verstreuten E-Mails. Nutzen Sie die Vorteile eines Projektmanagement-Tools und bleiben Sie immer auf dem Laufenden, wenn es um den Fortschritt Ihrer Projekte geht.

Wir haben Ihnen oben die besten Optionen für bewährte Projektmanagenment-Tools aufgelistet, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und die beste Projektmanagement-Software für Ihren Bedarf wählen können. Am besten testen Sie mehrere Tools kostenlos, um festzustellen, welche Projektmanagementsoftmare am besten für Ihr Team geeignet ist.